Công nợ là gì? Khi nào cần xác nhận công nợ?

1. Công nợ là gì?

Công nợ là số tiền còn lại nợ sang kỳ sau của một cá nhân, doanh nghiệp khi có phát sinh các nghiệp vụ mua, bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ… hoặc phát sinh thanh toán tiền trong kỳ với một cá nhân/tổ chức khác. Công nợ phải thu từ khách hàng là khi một. Tuy nhiên khách hàng vẫn chưa thanh toán hoặc việc thanh toán mới thực hiện được một phần. Công nợ ở đây có thể là giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, cũng có thể là công nợ giữa cá nhân với doanh nghiệp hoặc cá nhân với cá nhân.

Có hai loại công nợ chính là công nợ phải thu và công nợ phải trả. Trong đó công nợ phải thu là những khoản tiền bán hàng hóa, sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, tổ chức doanh nghiệp đã xuất hàng hóa thành phẩm cho khách hàng đã có hóa đơn chứng từ kê khai thuế nhưng chưa thu tiền ngay. Công nợ phải trả gồm các khoản mà doanh nghiệp phải trả cho bên cung cấp dụng cụ, vật tư, nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hóa… mà trước đó chưa thanh toán tiền. Bên cạnh hai khoản chính, còn một số khoản công nợ khác như tạm ứng, thu tiền bồi thường, thu hộ nội bộ…

2. Khi nào cần xác nhận công nợ

Xác nhận công nợ là hoạt động diễn ra sau khi đối chiếu các khoản nợ với nhau khi cần xác nhận lại các khoản nợ giữa doanh nghiệp và đối tác, giữa cá nhân với cá nhân. Để nhằm mục đích làm rõ vấn đề tài chính giữa các bên khi tham gia đối tác thì khi các khoản nợ phát sinh nhiều lần, qua lại lẫn nhau, các bên thường lập bản xác nhận công nợ để đối trừ công nợ cho nhau và xác nhận các khoản nợ còn tính đến thời điểm xác nhận công nợ.

Đối với cơ quan thuế, biên bản xác nhận công nợ là biên bản không thể thiếu bởi vì đó là căn cứ để kiểm tra quá trình thanh toán có thực hiện đúng quy định hay không. Tiếp đó đối với doanh nghiệp thì biên bản xác nhận công nợ cũng rất cần thiết để kế toán kiểm tra, kiểm soát các khoản nợ của DN với nhà cung cấp, với khách hàng có thực hiện thanh toán đúng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết không.  

3. Mẫu biên bản xác nhận công nợ

Biên bản xác nhận công nợ chính là biên bản xác nhận về các khoản chưa thanh toán giữa các bên trong quá trình mua bán các loại hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ giữa các đối tác kinh doanh. Dưới đây là mẫu biên bản xác nhận công nợ thường dùng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-------------

BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ

- Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa;

- Căn cứ thỏa thuận giữa hai bên;

Hôm nay, ngày ... Tháng ... trong 20 ..., tại ... .

BÊN A: Công ty …………………..

Địa chỉ: ……………..

Điện thoại liên hệ: ………….

Đại diện: …………………………. Chức vụ: ……………….

Mã số thuế……………………..

BÊN B: Công ty ……………………

Địa chỉ: ……………..

Điện thoại liên hệ: ………….

Đại diện: ………………. Chức vụ: ………………

Mã số thuế……………………..

Cùng nhau xác nhận về công nợ từ ngày …… đến ngày …… cụ thể như sau:

1. Công nợ chi tiết.

- Hóa đơn số ……..xuất ngày …….. với số tiền ...... (Chưa thanh toán)

- Hóa đơn số ……..xuất ngày …….. với số tiền ...... (Chưa thanh toán).

2. Kết luận:

- Tính đến hết ngày …….. Bên A còn phải thanh toán cho Bên B số tiền là:……………….(Bằng chữ:……………………........)

3. Thỏa thuận khác:

- Cam kết trả nợ trước ngày……………………….

- Lãi suất chậm trả áp dụng…………………………

- Phạt vi phạm hợp đồng nếu sai phạm………………………………

Bản ghi này được thực hiện trong 02 bản sao có giá trị bằng nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm căn cứ cho việc thanh toán sau này giữa hai bên.

* Một số lưu ý khi lập biên bản xác nhận công nợ

- Biên bản xác nhận công nợ không phải là một phần trong giấy vay nợ hay phụ lục của Hợp đồng kinh tế nhưng lại có giá trị pháp lý tương đương. Đây là cơ sở quan trọng để các bên cùng nhau về nợ nần, thời gian trả nợ, tiền chậm nộp và các vấn đề khác;

- Biên bản xác nhận công nợ là biên bản liên quan đến tiền và nghĩa vụ của cá nhân và người hợp pháp, vì vậy thông tin của doanh nghiệp như mã số thuế, địa chỉ, hoặc thông tin cá nhân như số chứng minh nhân dân phải được điền đầy đủ, chi tiết;

- Trong nội dung biên bản nên thỏa thuận cả về vấn đề thời hạn thanh toán (thay vì chỉ xác nhận số tiền còn nợ), lãi chậm trả, giải quyết khi chậm trả…

- Người đại diện hợp pháp phải ký và đóng dấu đầy đủ lên Biên bản đối với công ty; cá nhân thì phải ký tên hoặc điềm chỉ để đảm bảo giá trị pháp lý của Biên bản xác nhận nợ.