Biên bản làm việc là gì? Khi nào cần lập biên bản làm việc

1. Quy định về biên bản làm việc

Biên bản là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra làm cơ sở để chủ thể quản lý ra các phán quyết trong công việc đảm bảo tính chặt chẽ về thủ tục. Biên bản có giá trị là chứng cứ đóng vai trò cung cấp thông tin làm cơ sở cho các nhận định và kết luận, cho việc giải quyết một công việc phục vụ hoạt động quản lý.

Ngoài ra, biên bản làm việc còn là cơ sở thưc tiễn để cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền ban hành nghị quyết, quyết định, chủ thị, thông báo,…trong quá trình điều hành thực hiện nhiệm vụ quản lý. Ngoài ra, biên bản còn là cơ sở thực tiễn để cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền ban hành nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo,…trong quá trình điều hành thực hiện nhiệm vụ quản lý.

2. Phân loại biên bản - các trường hợp sẽ lập biên bản

Biên bản là văn bản ghi chép lại diễn biến những sự việc xảy ra hoặc đang xảy ra. Thông thường, trong quá trình quản lý, để phù hợp với tính chất công việc các chủ thể ban hành các loại biên bản khác nhau:

+ Biên bản vụ việc: là loại biên bản ghi nhận lại vụ việc khách quan xảy ra, phản ánh lại một sự việc có giá trị chứng cứ để chủ thể có thẩm quyền dựa trên cơ sở đó ban hành băn bản áp dụng pháp luật

VD: Biên bản ghi nhận hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ

+ Biên bản hội nghị: là văn bản hành chính thông dụng ghi chép lại toàn bộ tiến trình diễn biến của hội nghị, cuộc họp, phản ánh lại những ý kiến thảo luận, những kết luận, quyết định của hội nghị, cuộc họp làm cơ sở ban hành các văn bản pháp luật như nghị quyết, quyết định, chỉ thị hay cơ sở để ban hành văn bản hành chính thông dụng như công văn, thông báo,…

VD: Biên bản nghị nhận lại diễn biến của hội nghị viên chức, công chức. ghi lại kết quả bỏ phiếu bầu các chức danh lãnh đạo, bầu thành viên UBND…

3. Cách thức soạn thảo biên bản

Hình thức của biên bản bao gồm các đề mục sau :

+ Quốc hiệu (tiêu ngữ)

+ Tên cơ quan ban hành biên bản

+ Số và ký hiệu của biên bản

+ Tên biên bản

+ Trích yếu nội dung của biên bản

+ Ký xác nhận

Nội dung của biên bản

+ Đối với biên bản vụ việc: Nội dung của biên bản vụ việc ghi nhận, mô tả toàn bộ diễn biến của sự kiện phát sinh trên thực tế trên cơ sở của các đương sự có liên bản. Phần này người ghi biên bản phải ghi tất cả những thông tin có liên quan đến sự việc từ đặc điểm xảy ra đến những “lời nói” của những người có mặt trong sự việc đó. Các thông tin cần ghi nhận trong nội dung chính của biên bản vụ việc phải mô tả được quá trình diễn ra của sự việc đó là: cơ sở của việc ghi nhận sự việc phát sinh, ý kiến của các bên tham gia trong vụ việc, ý kiến xử lý, hướng giải quyết, ý kiến đồng thuận, trái chiều.

+ Đối với biên bản hội nghị: biên bản hội nghị ghi nhận toàn bộ diễn biến theo tiến trình của đại hội, hội nghị, cuộc họp diễn ra. Người ghi biên bản phải ghi trung thực diễn biến theo đúng trình tự: Đó là: phần khai mạc, phát biều lí do diễn ra hội nghị, cuộc họp, phần trình bày báo cáo phải ghi đầy đủ nội dung trọng tâm, phần thảo luận phải ghi những vấn đế mà chủ tọa – người điều hành hội nghị, cuộc họp nêu ra thảo luận, ghi nội dung các tham luận. Phần ý kiến phát biều của các đại biểu trong hội nghị, cuộc họp xoay quanh các bấn đề chủ tọa đang điều hành.

Kết thúc của biên bản:

+ Đối với biên bản vụ việc: Phần này người soạn thảo phải ghi số lượng biên bản…thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn giao xong, kiếm tra, thu giữ và thời điểm kết thúc.

+ Đối với biên bản hội nghị: Chủ tọa, người điều hành phải tóm tắt báo cáo hoặc lời phát biểu của khách mời dự, giải trình, tiếp thu ý kiến đóng góp, kết luận của chủ tọa cuộc họp, lời bế mạc của chủ tọa, thư ký đọc công khai nội dung biên bản, xác nhận hình thức thông qua biên bản hội nghị (tán thành, tỉ lệ % không tán thành) cuối cùng là ghi ngày, giờ bến mạc hội nghị.

Trân trọng!